隨著檔案資料數(shù)量日漸增多，檔案種類日趨多樣化，傳統(tǒng)靠手工登記的檔案管理方式存在的問題也日益凸顯，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多問題，如：1、手工管理方式低效、整理時(shí)間長； 2、人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案存放的次序易被打亂，造成檔案存放無序，查找困難；3、手工記錄方式很難對檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，檔案信息化程度低；4、隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍，耗時(shí)長；5、檔案數(shù)量眾多，人工盤點(diǎn)效率低，易出錯(cuò)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能滿足當(dāng)下的管理需求，迫切需要一種更先進(jìn)、更完善的檔案管理方案。

基于RFID技術(shù)通過RFID亮燈標(biāo)簽進(jìn)行檔案管理是通過為每個(gè)檔案附加一個(gè)RFID亮燈標(biāo)簽，并與檔案信息一一綁定，通過RFID手持機(jī)點(diǎn)亮標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)對檔案的快速定位和查找提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

RFID檔案管理的優(yōu)勢

1、自動(dòng)化

檔案管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID檔案標(biāo)簽的檔案盒在RFID讀寫器前經(jīng)過，就可以采集到盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，減少人工操作的錯(cuò)誤，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

2、高效性

RFID讀寫器可以同時(shí)采集上百個(gè)檔案標(biāo)簽，可進(jìn)行批量、快速掃描/盤點(diǎn)，一次性數(shù)據(jù)處理量大，比傳統(tǒng)掃描盤點(diǎn)方式要快N倍，在進(jìn)行檔案盤點(diǎn)管理時(shí)相當(dāng)便捷。

3、安全性

RFID檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)存儲(chǔ)具有加密機(jī)制，因此無法偽造和非法篡改信息，提高檔案的安全性和保密性。

4、抗干擾性

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID檔案標(biāo)簽對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性，耐久性好，此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損，RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

5、實(shí)時(shí)跟蹤

通過RFID檔案管理可以實(shí)時(shí)跟蹤檔案的位置和狀態(tài)，提高檔案的可追溯性，可以很好的防止檔案丟失。

6、方便快速查找

RFID檔案標(biāo)簽可附加LED燈，當(dāng)檔案需要被定位時(shí)，只需要選定該檔案標(biāo)簽的EPC號(hào)，RFID檔案標(biāo)簽上的LED燈就會(huì)發(fā)出閃爍，讓檔案查找變得更容易。

基于RFID技術(shù)采用RFID亮燈標(biāo)簽對檔案進(jìn)行管理，可隨時(shí)了解其狀態(tài)和行蹤，并可以進(jìn)行相應(yīng)管理和控制，有效避免傳統(tǒng)管理手段存在的漏洞，有助于建立精準(zhǔn)、高效、安全的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和信息化。