隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量日漸增多，檔案的種類也日趨多樣化，傳統(tǒng)靠手工登記的檔案管理方式存在的問題也日益明顯，雖然目前國內(nèi)檔案館運用的改善方法主要是運用檔案號和條形碼標(biāo)記的形式，但仍存在檔案查詢/盤點困難、處理時間長、易出錯、效率低等問題。鑒于目前檔案管理存在的這種現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的管理需求，迫切需要一種更先進(jìn)、更完善的自動化管理方案。

引入RFID技術(shù)進(jìn)行檔案跟蹤管理是通過將每個檔案附加一個RFID標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點，通過RFID讀寫設(shè)備對檔案上的標(biāo)簽信息進(jìn)行采集，達(dá)到對檔案的識別，使得可以通過無線電信號來讀取和識別檔案的位置和狀態(tài)，實現(xiàn)RFID智能化檔案管理。

RFID檔案管理的硬件組成

1、RFID檔案標(biāo)簽

每個檔案都附有一個RFID標(biāo)簽，該標(biāo)簽包含一個唯一的識別碼，可以通過RFID讀寫器進(jìn)行讀取和寫入，標(biāo)簽可以直接粘貼在檔案盒上或者放置在檔案袋內(nèi)。

2、RFID手持機(jī)

用于讀取和寫入RFID檔案標(biāo)簽上的信息，RFID手持機(jī)無線電信號與標(biāo)簽進(jìn)行通信，讀取并記錄每個檔案的位置、狀態(tài)、借閱記錄等信息，方便管理員進(jìn)行查詢和操作。

3、RFID固定式讀寫器

RFID固定式讀寫器可以安裝在檔案室出入口，通過RFID讀寫器讀取檔案上的RFID標(biāo)簽來管理檔案的進(jìn)出。

RFID檔案管理的優(yōu)勢

1、自動化：非接觸式數(shù)據(jù)采集

無需打開檔案盒，RFID讀寫器在粘貼有RFID檔案標(biāo)簽的檔案盒前經(jīng)過，就可以采集到檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，實現(xiàn)對檔案的自動化管理，減少人工操作的錯誤。

2、高效性：批量掃描快速盤點
RFID讀寫器可以同時采集上百個標(biāo)簽，可進(jìn)行批量快速掃描、盤點，一次性數(shù)據(jù)處理量大。

3、安全性：防偽防篡改

RFID檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)存儲具有加密機(jī)制，因此無法偽造和非法篡改信息，提高檔案的安全性和保密性。

4、抗干擾性：抗污染耐久性好

RFID檔案標(biāo)簽抗干擾能力強(qiáng)，耐久性好，對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。

5、實時跟蹤

通過RFID檔案管理可以實時跟蹤檔案的位置和狀態(tài)，提高檔案的可追溯性。

通過RFID技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可隨時了解其狀態(tài)和行蹤，并可以進(jìn)行相應(yīng)管理和控制，有效避免傳統(tǒng)管理手段存在的漏洞。